Términos y condiciones
Términos y condiciones de Xpayroll
Procesamiento de nómina y pagos en Puerto Rico · Versión del 31 de octubre de 2026
Estos términos regulan la relación entre EA GROUP, LLC, d/b/a Expert Accounting Group (el Proveedor), operadora de Xpayroll, y la empresa o persona que contrata el servicio (el Cliente). Establecen qué servicios se prestan, cómo se autorizan y financian los pagos y las protecciones y responsabilidades de ambas partes.
1Aceptación y representación
El acuerdo entra en vigor al aceptarse electrónicamente o firmarse. Quien acepta declara ser mayor de edad y tener autoridad para obligar al Cliente.
2Servicios incluidos
Xpayroll es una solución para empresarios y contadores que permite procesar nóminas, calcular compensaciones, deducciones y retenciones según la información y configuración aprobadas, generar talonarios y reportes de las nóminas procesadas y gestionar depósitos directos a empleados y pagos a contratistas en Puerto Rico. Las funciones y tarifas serán las del plan aceptado.
Una vez completadas las autorizaciones y activaciones correspondientes, Xpayroll gestionará los depósitos de contribución sobre ingresos retenida a empleados ante el Departamento de Hacienda; Seguro Social y Medicare, incluidas las porciones patronales y del empleado que correspondan, y FUTA ante el IRS; y las remesas de pensión alimentaria a ASUME conforme a las órdenes suministradas. ASUME es una retención por sustento de menores y no un impuesto. Los pagos se atribuirán al patrono, período y concepto correctos y se tramitarán según su calendario legal, que puede diferir de la fecha de pago al empleado.
3Servicios excluidos y contratación separada
Xpayroll no presta servicios de registro de tiempo y asistencia ni administración de recursos humanos. El Cliente determina horas trabajadas, clasificación de empleados y contratistas, horas extra, licencias, beneficios, deducciones y decisiones laborales; cualquier cálculo o registro disponible no sustituye esas funciones.
No se incluyen la preparación ni radicación de informes o planillas trimestrales o anuales, comprobantes W-2PR, informativas 480, formularios 941 o 940, informes al Departamento del Trabajo, trámites de cumplimiento, representación ante agencias ni contabilidad. Generar reportes de nómina o efectuar un depósito no equivale a radicar esos documentos. Tampoco se incluyen pagos al Departamento del Trabajo, CFSE, planes de retiro ni retenciones de contratistas, salvo acuerdo expreso que identifique el servicio. El Cliente puede contratar por separado a EA GROUP, LLC, d/b/a Expert Accounting Group, mediante carta de encargo y honorarios propios.
4Alta del servicio y usuarios autorizados
El inicio de los pagos requiere verificación de identidad, titularidad bancaria, información patronal, autorizaciones y aprobación del procesador y los bancos. El Cliente proporcionará EIN, cuentas y registros de agencias, historial y acumulados de nómina, frecuencias de depósito, tasas, órdenes de ASUME y demás datos necesarios; actualizará cualquier cambio antes de la siguiente operación. No se asumirán deudas ni omisiones anteriores a la activación sin contratación escrita.
El Cliente designará usuarios con permisos acordes a sus funciones y retirará accesos cuando dejen de estar autorizados. Un contador o administrador deberá tener mandato de cada patrono para acceder a sus datos, aprobar nóminas o instruir pagos. No queda obligado personalmente por la deuda del patrono por el solo hecho de administrar su cuenta, sin perjuicio de sus propios actos ilícitos o de una garantía separada y expresa.
5Revisión y aprobación de instrucciones
Antes de enviar cada nómina o pago, el Cliente revisará beneficiarios, clasificación, horas, salarios, honorarios, deducciones, retenciones, totales, cuentas bancarias, períodos y fecha de pago. La aprobación constituye instrucción para procesar las cantidades identificadas. Xpayroll aplicará controles razonables y podrá solicitar confirmación adicional ante cambios bancarios, operaciones inusuales o sospecha de fraude.
El Cliente comunicará inmediatamente los errores por los canales oficiales y revisará los reportes y confirmaciones tan pronto estén disponibles. No enviará otra nómina para corregir una anterior sin coordinarlo, para evitar duplicados. La tardanza en notificar podrá afectar la recuperación de fondos, pero no extingue automáticamente derechos o reclamaciones legalmente reconocidos.
6Hora de cierre y fecha de pago
Para que los fondos estén disponibles al beneficiario en la fecha de pago solicitada, la nómina deberá estar completa, aprobada y recibida para procesamiento en o antes de las 2:00 p. m., hora de Puerto Rico, al menos dos días laborables bancarios antes de esa fecha. Guardar un borrador o cargar un archivo sin aprobación no cumple este requisito. La plataforma confirmará su recepción y la fecha aceptada.
Día laborable bancario significa lunes a viernes, excluidos los feriados o cierres que afecten a los bancos participantes, la Reserva Federal o el procesamiento ACH. Para un pago viernes, el cierre ordinario es miércoles a las 2:00 p. m., si no hay feriados. Cuando exista un cierre intermedio, el envío deberá adelantarse. Una fecha no bancaria requerirá seleccionar una fecha bancaria válida compatible con las obligaciones laborales del patrono.
Las instrucciones tardías, incompletas o pendientes de validación podrán pasar a la próxima fecha disponible, que se notificará al Cliente. No existe derecho automático a procesamiento el mismo día. La recepción oportuna es necesaria, pero la disponibilidad también depende de autorizaciones válidas, aprobación y operación de la red bancaria; no garantiza ausencia de rechazos de la cuenta receptora. El patrono coordinará una alternativa lícita si un pago no puede completarse a tiempo.
7Accepta Pay y autorizaciones ACH
Xpayroll utiliza a Accepta Pay como procesador de pagos para interactuar con los bancos mediante archivos y transacciones ACH sujetos al formato y las reglas de Nacha, así como a los requisitos bancarios y legales aplicables. El servicio requiere aceptar previamente los acuerdos de procesamiento que correspondan. Estos términos no sustituyen esos acuerdos ni crean obligaciones de Accepta Pay que no hayan sido asumidas por dicha compañía.
El Cliente suscribirá una autorización bancaria separada que identifique las cuentas, débitos de nómina, impuestos, remesas y cargos permitidos, su importe o método de determinación y el procedimiento de revocación. Obtendrá y conservará las autorizaciones válidas de empleados y contratistas, y las facilitará cuando sean requeridas. Los cambios de cuenta o revocaciones aplicarán a operaciones futuras conforme a los plazos comunicados y la ley; no cancelan operaciones ya irrevocables ni extinguen deudas.
No podrán utilizarse cuentas de terceros sin autorización verificable. El Cliente cooperará con las verificaciones, solicitudes documentales y revisiones razonables vinculadas a sus operaciones ACH. No se garantiza recuperar fondos enviados a una cuenta incorrecta. Los reversos y cancelaciones solo procederán por causas, procedimientos y plazos admitidos por las reglas aplicables; la falta de fondos del patrono no autoriza revertir salarios ya pagados.
8Disponibilidad de fondos y reembolso
El Cliente mantendrá fondos cobrados y disponibles suficientes en la cuenta autorizada desde el momento requerido para el débito y hasta su liquidación definitiva, para cubrir pagos netos, contribuciones, aportaciones patronales, ASUME y cargos autorizados. Un saldo contable, depósito pendiente o línea de crédito no disponible no satisface esta obligación. No bloqueará débitos válidos ni retirará fondos comprometidos.
Si Accepta Pay paga a los empleados o remite pagos a las agencias y luego el banco rechaza o devuelve el débito a la cuenta del Cliente por falta de fondos, el Cliente deberá reembolsar la totalidad del dinero desembolsado y no recuperado a Accepta Pay. La falta de fondos del Cliente no cancela los pagos ya realizados ni autoriza a retirar de las cuentas de los empleados los salarios depositados únicamente por esa razón.
El Cliente deberá efectuar el reembolso dentro de los tres días laborables bancarios siguientes a la notificación de la devolución o falta de fondos. El dinero deberá estar recibido y disponible para uso de Accepta Pay dentro de ese plazo; no bastará con iniciar una transferencia o entregar un pago pendiente de cobro. La notificación detallará la cantidad adeudada, los pagos realizados y las instrucciones para reembolsarla. Si corresponde pagar a otra entidad con derecho a recibir el reembolso, se proporcionará documentación que lo acredite.
Este plazo de tres días no permite al Cliente procesar nóminas sin fondos ni extiende las fechas legales para pagar salarios, contribuciones o remesas de ASUME. Si el banco recupera posteriormente alguna cantidad ya reembolsada por el Cliente, se conciliará la cuenta y se devolverá cualquier cobro duplicado.
Los cargos por devolución y otros gastos aplicables serán únicamente los incluidos en el tarifario previamente aceptado por el Cliente y permitidos por ley. Estos términos no imponen intereses, multas ni responsabilidad personal automática a los dueños o representantes de la empresa. Si el Cliente objeta de buena fe alguna cantidad, se investigará su reclamación con prontitud; mientras tanto, deberá pagar la parte que no esté en controversia. Este mecanismo de reembolso no constituye una línea de crédito ni obliga a Accepta Pay a procesar nuevas nóminas o pagos sin fondos suficientes.
9Suspensión por falta de fondos y cuenta de reserva
Si durante la vigencia del servicio el Cliente acumula tres incidentes de falta de fondos para cubrir la nómina o sus pagos a agencias, se desactivarán inmediatamente los servicios de depósito directo y pago a agencias. Cada nómina o ciclo de cobro contará como un solo incidente, aunque se devuelvan varios débitos relacionados con esa misma nómina. No se contarán los incidentes causados exclusivamente por errores de Xpayroll, Accepta Pay o el banco. El Cliente recibirá una notificación con el detalle de los incidentes y las operaciones pendientes.
Para continuar utilizando estos servicios o solicitar su reactivación, el Cliente deberá pagar las cantidades pendientes y depositar una reserva con Accepta Pay. Esta reserva será equivalente al costo promedio de una nómina regular, incluidos los pagos netos a los beneficiarios y los pagos correspondientes a las agencias. El promedio se calculará utilizando las últimas seis nóminas regulares procesadas. Si hay menos de seis, se utilizarán las disponibles; si no existe suficiente historial, se utilizará una nómina regular debidamente documentada. No se incluirán nóminas duplicadas, y los pagos extraordinarios se identificarán por separado. El Cliente recibirá el cálculo por escrito.
Antes de entregar la reserva, el Cliente y Accepta Pay deberán formalizar un acuerdo que explique quién será el titular de la cuenta, quién administrará los fondos, para qué podrán utilizarse, cómo se protegerán y qué riesgos existen. También establecerá si la reserva genera intereses y a quién pertenecen, cuándo deberá reponerse, cómo se ajustará su importe y cuándo se devolverá. La reserva no es un cargo por el servicio ni sustituye la obligación de mantener fondos suficientes para cada nómina. Tampoco limita las cantidades que el Cliente pueda adeudar. Solo podrá aplicarse a obligaciones autorizadas de ese mismo Cliente, y cada uso deberá documentarse. No deberá asumirse que la reserva está cubierta por un seguro de depósitos.
Al finalizar el servicio, el saldo disponible de la reserva se devolverá conforme al acuerdo, después de completar los pagos pendientes y vencer los plazos aplicables para devoluciones o reclamaciones bancarias. Cualquier cantidad retenida deberá explicarse y documentarse.
Xpayroll podrá suspender nuevas operaciones antes del tercer incidente si existen deudas vencidas, sospecha de fraude, una orden bancaria o un riesgo significativo de pérdidas. Esta facultad no permite retener fondos del Cliente sin una razón contractual o legal válida.
10Pagos a agencias y evidencia
El Cliente autoriza los pagos comprendidos en el servicio activado y mantendrá actualizados sus calendarios de depósito, obligaciones y accesos delegados. Accepta Pay tramitará los pagos autorizados oportunamente y facilitará el detalle y evidencia disponible de su envío, aceptación o rechazo. Una instrucción enviada no equivale a un pago aceptado por la agencia. Los rechazos conocidos se comunicarán con prontitud, con pasos para corregirlos y evitar pagos duplicados.
El patrono conserva sus obligaciones legales de retener, pagar y radicar aun cuando contrate estos servicios. Deberá verificar sus pagos en EFTPS, SURI y los sistemas de ASUME que correspondan, mantener su dirección oficial ante las agencias y enviar inmediatamente cualquier aviso recibido. Xpayroll colaborará en aclarar los pagos que haya gestionado. Esa responsabilidad legal del patrono no elimina la responsabilidad contractual del Proveedor por sus propios errores.
Las órdenes de ASUME deberán entregarse completas y oportunamente, con identificación, importe, prioridad, límites legales y datos de remesa. El Cliente atenderá órdenes nuevas o modificadas y pagos fuera del sistema. Los pagos de períodos históricos, ajustes ajenos a nóminas procesadas y nuevas categorías de remesa requieren aceptación expresa.
11Seguridad y uso permitido
El Cliente utilizará credenciales individuales, autenticación multifactor cuando esté disponible y controles de aprobación apropiados; verificará por un canal confiable los cambios bancarios y notificará inmediatamente accesos o pagos sospechosos. Se prohíben el fraude, la suplantación, el acceso a datos ajenos, el código malicioso, las pruebas de intrusión no autorizadas y la interferencia con el servicio. Xpayroll podrá bloquear operaciones sospechosas y conservar evidencia para su investigación. La atribución de una operación no dependerá únicamente del uso de una contraseña; se evaluarán las autorizaciones, controles y hechos disponibles.
12Confidencialidad y datos personales
Cada parte protegerá la información no pública de la otra y limitará su uso al servicio, la seguridad y obligaciones legales. Los datos y registros del Cliente seguirán siendo suyos, sin afectar los derechos de los empleados y contratistas. El Cliente suministrará datos obtenidos lícitamente y dará los avisos y obtendrá los consentimientos exigidos. El Proveedor no venderá datos personales de nómina ni utilizará nombres o logotipos del Cliente en publicidad sin consentimiento.
El Proveedor aplicará medidas técnicas y organizativas razonables, controles de acceso y respaldo, y exigirá obligaciones de protección a los proveedores que deban acceder a datos. Podrá compartir solo la información necesaria con Accepta Pay, bancos, agencias y otros encargados indispensables. Las divulgaciones legalmente exigidas se notificarán cuando esté permitido. Los incidentes de seguridad se comunicarán y atenderán conforme a la ley, con cooperación para contenerlos y mitigar sus efectos.
La Política de Privacidad, que deberá estar disponible antes de la aceptación, detallará categorías y finalidades de datos, proveedores y transferencias pertinentes, conservación, eliminación y canales de ejercicio de derechos. Ninguna autorización general exime del cumplimiento de las leyes aplicables. El Cliente conservará sus registros originales y exportará periódicamente sus reportes. La confidencialidad subsiste tras la terminación.
13Tarifas y propiedad intelectual
El precio, frecuencia de facturación, renovación, impuestos sobre el servicio y cargos por transacción, devolución o servicios adicionales serán los del plan o propuesta aceptados. No se deducirán honorarios de fondos destinados a empleados o agencias sin autorización específica y base legal. Los cambios de tarifa se avisarán con al menos treinta días naturales de anticipación; el Cliente podrá cancelar antes de su vigencia sin penalidad por ese cambio. Los cargos objetados de buena fe se revisarán con evidencia y se devolverán los cobros indebidos.
El Proveedor y sus licenciantes conservan los derechos sobre la plataforma. El Cliente recibe una licencia limitada, no exclusiva y no transferible durante el servicio para las entidades autorizadas, incluida la administración por contadores de sus clientes habilitados. No podrá copiar, revender, sublicenciar, realizar ingeniería inversa ni explotar el sistema fuera de lo permitido por ley o autorización escrita. Esta restricción no limita la descarga y uso de sus propios datos y reportes.
14Suscripción y facturación
Planes y cargos aplicables. El Cliente pagará los cargos correspondientes al plan seleccionado, incluidos los cargos por trabajadores adicionales y otros servicios expresamente autorizados. Los precios, funciones incluidas y límites de cada plan se informarán antes de contratar y constarán en la confirmación de la suscripción. Para estos efectos, el término trabajadores incluye tanto empleados como contratistas registrados para procesamiento de pagos.
Período gratuito y primer cobro. La suscripción incluirá un período de prueba gratuito de treinta días naturales a partir de la fecha de contratación. Al finalizar ese período, se realizará el primer cobro de la suscripción, que cubrirá por adelantado el siguiente mes de servicio. La confirmación de contratación indicará la fecha de vencimiento del período gratuito y la fecha del primer cobro. El periodo gratis corresponde al cargo de suscripción y no incluye el cargo de configuración, los fondos necesarios para realizar pagos ni otros cargos previamente informados y aceptados.
Renovación y autorización de cobro. La suscripción se renovará automáticamente por períodos mensuales y se cobrará por adelantado al inicio de cada ciclo, mediante el método de pago autorizado por el Cliente, hasta que este solicite su cancelación. Antes de contratar, el Cliente será informado de esta renovación y autorizará expresamente los cobros recurrentes. Si cancela antes de finalizar el período gratuito, no se cobrará el primer mes de suscripción.
Cargo de configuración inicial. Los planes Essential y Plus requieren un cargo de configuración inicial que se cobrará al contratar, aunque la suscripción se encuentre en su período gratuito. Este cargo cubre las gestiones de comunicación, recopilación y revisión de documentos para someter la solicitud a Accepta Pay, validar la cuenta bancaria y configurar el procesamiento de pagos. Su importe y alcance se informarán y aceptarán antes del cobro. El plan Basic no requiere este cargo. El pago del cargo de configuración no garantiza la aprobación de Accepta Pay ni de los bancos participantes.
Impuestos aplicables. Al cargo de suscripción digital se añadirá el IVU de 11.5%, desglosado por separado en la factura, salvo que aplique una exención válida. Los demás cargos estarán sujetos al tratamiento contributivo que corresponda conforme a la ley.
Cancelación y finalización del ciclo. El Cliente podrá solicitar la cancelación en cualquier momento mediante los canales oficiales. La cancelación tendrá efecto al finalizar el ciclo de suscripción vigente, y el Cliente conservará acceso al servicio hasta esa fecha, sujeto a las demás condiciones de este acuerdo. No se realizarán renovaciones ni cobros de suscripción por ciclos posteriores a la fecha efectiva de cancelación. No habrá prorrateos ni reembolsos por días no utilizados cuando la cancelación sea voluntaria. Esta disposición no limita la devolución de cobros indebidos, fondos no utilizados destinados a pagos o reservas, ni otros reembolsos expresamente reconocidos en este acuerdo.
15Disponibilidad y proveedores externos
Xpayroll mantendrá el servicio con diligencia razonable, atenderá incidentes y comunicará mantenimientos previsibles y cambios materiales de funciones. No garantiza operación ininterrumpida ni compatibilidad universal. La contratación de procesadores o subcontratistas no elimina sus obligaciones propias; tampoco lo convierte en garante de hechos de terceros fuera de su control. Las partes cooperarán para rastrear pagos y reducir pérdidas. Un enlace externo no incorpora automáticamente sus términos a este acuerdo.
16Errores y responsabilidad de las partes
El Proveedor corregirá sin cargo los errores atribuibles a su procesamiento y responderá por los daños directos demostrados que cause por incumplimiento. Si un pago a una agencia contratado y oportunamente autorizado falla por su error, pese a contar con fondos y datos correctos, asumirá las penalidades e intereses directamente atribuibles a ese error y colaborará en solicitar su eliminación. El principal del impuesto legalmente debido seguirá a cargo del patrono, sin perjuicio de devolver o aplicar correctamente fondos ya recibidos.
En la medida permitida por ley, la responsabilidad acumulada del Proveedor por daños directos ordinarios derivados de este acuerdo no excederá los honorarios pagados por el Cliente por los doce meses anteriores al hecho. Este límite no aplica a restitución de fondos de nómina, impuestos, ASUME o reservas; fraude, dolo o negligencia grave; incumplimientos de confidencialidad o protección de datos; penalidades e intereses asumidos en el párrafo anterior; ni responsabilidades irrenunciables. No se considera honorario el dinero destinado a terceros.
Ninguna parte responderá por lucro cesante o daños indirectos, salvo en los supuestos excluidos del límite anterior o cuando la ley disponga otra cosa. Cada parte indemnizará a la otra por reclamaciones de terceros en la proporción causada por su incumplimiento, actuación ilícita o negligencia; no cubrirá la culpa de la parte indemnizada. Habrá aviso oportuno, cooperación y control razonable de la defensa, sin acuerdos que impongan obligaciones a la otra parte sin su consentimiento. Los remedios monetarios exigibles no se limitarán a créditos de suscripción.
17Fuerza mayor y continuidad
Los huracanes, inundaciones, terremotos, incendios, guerras, actos gubernamentales, interrupciones generalizadas de energía, telecomunicaciones o redes bancarias y otros eventos fuera del control razonable podrán excusar temporalmente la obligación afectada, solo en la medida y durante el tiempo en que impidan cumplirla. Un ciberataque no constituye eximente automática si contribuyó la falta de controles razonables. No son fuerza mayor la falta ordinaria de liquidez ni errores evitables de la parte afectada.
La parte afectada avisará tan pronto sea razonablemente posible, identificará operaciones comprometidas, mitigará el daño y procurará restablecer el servicio o coordinar alternativas seguras. El evento no extingue obligaciones de pago ya devengadas, de reembolso o devolución de fondos, ni amplía por sí solo plazos legales de salarios o agencias. Si la afectación sustancial supera treinta días naturales, cualquiera podrá terminar el servicio sin penalidad por terminación y se ajustarán las tarifas prepagadas por servicios no prestados.
18Suspensión y terminación
El Cliente podrá cancelar en cualquier momento y conservará acceso hasta finalizar el ciclo vigente, sin renovaciones posteriores ni prorrateos por días no utilizados; si cancela durante los treinta días gratuitos, no se cobrará la suscripción mensual, aunque el cargo de configuración se regirá por las condiciones aceptadas.
El Proveedor podrá terminar el servicio con treinta días de aviso o suspenderlo inmediatamente por falta de fondos, fraude, seguridad u orden legal o bancaria, notificando las operaciones afectadas; la terminación no elimina deudas pendientes y el Cliente tendrá al menos treinta días para obtener sus registros, mientras los fondos no utilizados y las reservas se devolverán conforme a los acuerdos aplicables y se reembolsará el servicio prepagado no prestado si el Proveedor termina sin causa o incumple el acuerdo.
19Avisos y modificaciones
Los avisos se enviarán al correo registrado y podrán acompañarse de notificaciones en la plataforma. El Cliente mantendrá actualizado su contacto. Xpayroll identificará antes de contratar los canales oficiales de soporte, reclamaciones, privacidad y cancelación; los avisos del Cliente por esos canales generarán constancia de recepción. No se solicitarán contraseñas ni cambios de cuentas de fondeo mediante instrucciones no verificables.
Los cambios materiales de estos términos se comunicarán con treinta días naturales de anticipación, con acceso a la versión revisada. No tendrán efecto retroactivo. El Cliente podrá cancelar antes de su vigencia; cuando la ley o la naturaleza del cambio exijan consentimiento expreso, se obtendrá antes de aplicarlo. Las medidas urgentes de seguridad o exigidas por ley podrán regir antes, con explicación y aviso tan pronto sea posible. No se alterarán débitos ni obligaciones de reserva sin las autorizaciones correspondientes.
20Reclamaciones y ley aplicable
Las partes procurarán resolver las reclamaciones por escrito, aportando la información necesaria para investigar. Si no hay solución dentro de treinta días naturales de su recepción, podrán acudir a los tribunales competentes de Puerto Rico. Este trámite no impide solicitar medidas urgentes ni suspende o acorta términos legales salvo acuerdo válido. Aplicarán las leyes de Puerto Rico y las federales pertinentes; se preservan los derechos y remedios que no puedan renunciarse. No se impone arbitraje obligatorio ni un plazo contractual abreviado para reclamar.
21Integridad y relación entre las partes
Estos términos, el plan aceptado y las autorizaciones y acuerdos específicos aplicables constituyen el acuerdo sobre el servicio. En conflictos prevalecerá la ley imperativa; los acuerdos bancarios y de reserva regirán su materia específica y los restantes anexos solo modificarán estos términos cuando lo indiquen expresamente y sean aceptados. Ningún documento incorporado impondrá al Cliente obligaciones materiales que no se le hayan facilitado antes de aceptar.
El Proveedor actúa como contratista independiente y no como patrono, copatrono ni administrador general del negocio del Cliente. No se crea sociedad ni garantía personal implícita. Accepta Pay podrá hacer valer los derechos de reembolso que expresamente se le reconocen por desembolsos efectuados, sin cobro duplicado; ello no le impone obligaciones no aceptadas. Nada limita derechos legales de empleados, contratistas o agencias.
El Cliente no cederá el acuerdo sin consentimiento razonable del Proveedor. El Proveedor podrá cederlo a un sucesor que asuma sus obligaciones, con aviso previo y derecho del Cliente a cancelar antes de la transferencia, sujeto a restricciones legales y de privacidad. La invalidez de una disposición no anula las demás. No ejercer un derecho de inmediato no implica renunciar a él. Subsistirán las obligaciones de reembolso, liquidación de fondos, confidencialidad y responsabilidad por hechos ocurridos durante la vigencia.
22Contáctenos
Para consultas sobre privacidad, solicitudes relacionadas con sus datos o reportes de posibles incidentes:
EA GROUP, LLC, d/b/a Expert Accounting Group
Plataforma: Xpayroll
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: 787-736-5020
Términos y condiciones del plan Basic
Xpayroll · Versión del 31 de octubre de 2026
Estos términos regulan el uso del plan BASIC de Xpayroll entre EA GROUP, LLC, d/b/a Expert Accounting Group (el Proveedor), y la empresa o persona que lo contrata (el Cliente). Este plan permite procesar y documentar nóminas en la plataforma; el Cliente realiza los pagos y cumple sus obligaciones ante empleados, contratistas y agencias.
1Aceptación y usuarios autorizados
Al aceptar electrónicamente o firmar, el Cliente acepta estos términos y el plan informado antes de contratar. Su representante confirma que tiene autoridad para obligarlo. Se conservará evidencia de la versión aceptada, fecha e identidad del usuario. El Cliente podrá autorizar a empleados o contadores para operar su cuenta y será responsable de administrar sus permisos; cada contador deberá contar con autorización de las empresas cuyos datos maneje.
2Alcance del plan BASIC
BASIC permite utilizar las funciones habilitadas de procesamiento de nómina, cálculo de compensaciones, deducciones y retenciones, generación de talonarios y reportes de empleados y contratistas. El plan incluye hasta diez trabajadores, que pueden ser empleados o contratistas, y cargos por trabajadores adicionales conforme a la oferta aceptada. Los precios y condiciones de esos cargos se informarán antes de contratar o autorizar una ampliación.
BASIC no incluye depósito directo, transferencias a empleados o contratistas, cobro o custodia de fondos de nómina, ni pagos de contribuciones o remesas al IRS, Hacienda, ASUME u otras agencias. Aprobar una nómina o generar un reporte no envía dinero ni acredita el cumplimiento de una obligación. El Cliente realizará y verificará esos pagos por sus propios medios.
Tampoco incluye servicios de tiempo y asistencia, administración de recursos humanos, preparación o radicación de planillas trimestrales o anuales, comprobantes W-2PR, informativas 480, representación ante agencias ni contabilidad. Estos servicios podrán contratarse por separado con EA GROUP, LLC, d/b/a Expert Accounting Group, mediante un acuerdo y honorarios propios. El uso de la plataforma no constituye asesoría legal, contributiva o contable individualizada.
3Información y revisión de la nómina
El Cliente proporcionará datos completos, correctos y oportunos y revisará cada nómina antes de utilizar sus resultados. Le corresponde determinar la clasificación de trabajadores, horas, salarios, honorarios, horas extra, licencias, beneficios, deducciones autorizadas y tratamiento contributivo aplicable, así como validar la configuración y los acumulados iniciales. Notificará inmediatamente cualquier error y conservará sus registros originales. El Proveedor corregirá sin cargo los errores atribuibles al funcionamiento de la plataforma; la aprobación del Cliente no exime al Proveedor de sus propios incumplimientos.
4Prueba gratuita y facturación
El Cliente recibirá treinta días naturales gratuitos de suscripción desde la contratación. Al finalizar ese período se realizará el primer cobro, que cubrirá por adelantado el siguiente mes. La confirmación indicará las fechas de inicio, primer cobro y renovación, el precio y los cargos aplicables. BASIC no tiene cargo de configuración inicial. La prueba gratuita no cubre servicios adicionales expresamente contratados.
La suscripción se renovará automáticamente por ciclos mensuales y se cobrará por adelantado mediante el método de pago autorizado, hasta que el Cliente solicite su cancelación. La renovación y los cobros recurrentes requerirán su aceptación expresa. Al precio de la suscripción digital se añadirá el IVU de 11.5%, desglosado en factura, salvo una exención válida o un tratamiento distinto exigido por ley. Los cambios de tarifa se comunicarán con treinta días naturales de anticipación y el Cliente podrá cancelar antes de su vigencia.
5Cancelación y suspensión
El Cliente podrá cancelar en cualquier momento por los canales oficiales y recibirá confirmación de la solicitud y su fecha efectiva. Conservará acceso hasta finalizar el ciclo vigente, sin renovaciones posteriores ni prorrateos por días no utilizados. Si cancela durante la prueba gratuita, el acceso terminará al concluir los treinta días y no se cobrará la primera mensualidad. Esta regla no limita la devolución de cobros indebidos ni los derechos irrenunciables del Cliente.
El Proveedor podrá terminar sin causa con treinta días naturales de aviso, o por incumplimiento sustancial no corregido dentro de diez días laborables de su notificación. Podrá suspender inmediatamente el acceso por fraude, actividad ilegal, riesgo de seguridad, requerimiento legal o falta de pago de cargos vencidos; informará el motivo y las medidas para corregirlo cuando sea posible. Si termina sin causa antes de concluir un período pagado, o por incumplimiento suyo, devolverá proporcionalmente el servicio prepagado no prestado. Cancelar no elimina deudas válidas ya incurridas.
6Seguridad y uso permitido
El Cliente utilizará cuentas individuales, protegerá sus credenciales, activará la autenticación multifactor cuando esté disponible y retirará accesos de personas no autorizadas. Notificará inmediatamente accesos sospechosos o pérdida de credenciales. Se prohíbe el fraude, compartir accesos fuera de los usuarios permitidos, acceder a datos ajenos, introducir código malicioso o interferir con el servicio. El Proveedor aplicará controles razonables e investigará los incidentes; el uso de una contraseña no determinará por sí solo la responsabilidad por un acceso indebido.
7Confidencialidad y datos
Los datos y reportes del Cliente seguirán siendo suyos, sin afectar los derechos de los trabajadores sobre sus datos personales. El Cliente suministrará información obtenida lícitamente y dará los avisos y obtendrá las autorizaciones exigidas. El Proveedor usará los datos para prestar y proteger el servicio y cumplir la ley; no venderá datos personales de nómina. Limitará el acceso a personal y proveedores necesarios sujetos a obligaciones de confidencialidad, aplicará medidas razonables de seguridad y respaldo y notificará incidentes conforme a la ley.
La Política de Privacidad estará disponible antes de aceptar y detallará el tratamiento, conservación y derechos sobre los datos. El Cliente exportará periódicamente sus registros. Al terminar el servicio tendrá al menos treinta días naturales para descargarlos o recibirlos por una vía segura si su acceso está restringido; luego se conservarán o eliminarán conforme a la política y la ley. La confidencialidad subsistirá tras la terminación.
8Licencia y disponibilidad
El Proveedor y sus licenciantes conservan los derechos sobre Xpayroll. El Cliente recibe permiso limitado, no exclusivo y no transferible para usar el plan en las entidades autorizadas durante su suscripción, incluida la gestión por contadores habilitados. No podrá copiar, revender, sublicenciar ni realizar ingeniería inversa fuera de lo permitido por ley o autorización escrita. Podrá descargar y utilizar sus propios datos y reportes.
El Proveedor mantendrá la plataforma con diligencia razonable, atenderá errores y avisará los mantenimientos previsibles que afecten su uso. No garantiza disponibilidad ininterrumpida. El Cliente deberá contar con conexión y equipos adecuados y mantener alternativas para cumplir sus obligaciones cuando el acceso no esté disponible. El uso de proveedores tecnológicos no elimina las obligaciones propias del Proveedor.
9Responsabilidad y fuerza mayor
Cada parte responderá por los daños directos demostrados que cause por incumplimiento. En la medida permitida por ley, la responsabilidad acumulada del Proveedor por daños directos ordinarios se limitará a los honorarios pagados por el Cliente por los doce meses anteriores al hecho. No responderá por errores causados exclusivamente por datos o instrucciones incorrectos del Cliente, sin perjuicio de corregir fallas propias. Ninguna parte responderá por lucro cesante o daños indirectos, salvo obligación legal.
Estos límites y exclusiones no aplicarán a fraude, dolo, negligencia grave, incumplimientos de confidencialidad o protección de datos, devolución de cobros indebidos ni responsabilidades que no puedan limitarse legalmente. El Cliente conserva su responsabilidad legal de pagar salarios, retener, remitir y radicar, sin que ello elimine los remedios por incumplimientos del Proveedor.
Huracanes, terremotos, interrupciones generalizadas de energía o comunicaciones, actos gubernamentales y otros eventos fuera del control razonable podrán excusar temporalmente solo las obligaciones que impidan cumplir. La parte afectada avisará y mitigará sus efectos. No se excusan la falta ordinaria de liquidez ni fallas evitables, ni se amplían automáticamente vencimientos legales. Si la interrupción sustancial supera treinta días naturales, cualquiera podrá terminar sin penalidad, con devolución proporcional de servicios prepagados no prestados.
10Cambios y servicios futuros
Los cambios materiales se comunicarán al correo registrado o en la plataforma con treinta días naturales de anticipación y sin efecto retroactivo; el Cliente podrá cancelar antes de su vigencia. Los ajustes urgentes de seguridad o exigidos por ley podrán regir antes, con aviso tan pronto sea posible. Los canales de soporte, privacidad y cancelación se identificarán antes de contratar y el Cliente mantendrá actualizado su correo.
La incorporación futura de Accepta Pay, depósito directo o pagos a agencias no activará esos servicios en BASIC ni autorizará cargos o débitos de nómina. Requerirá contratación o cambio de plan, aceptación de términos específicos, autorizaciones bancarias y aprobación del procesador. No se aplican a BASIC las condiciones de fondeo, reembolso de pagos adelantados ni cuenta de reserva propias de esos servicios.
11Ley aplicable y aceptación
Aplican las leyes de Puerto Rico y las federales pertinentes. Las partes intentarán resolver reclamaciones por escrito, sin impedir medidas urgentes ni reducir términos legales, y podrán acudir a los tribunales competentes de Puerto Rico. Si una cláusula es inválida, las demás conservarán su vigencia. El plan aceptado y estos términos integran el acuerdo de BASIC; ningún documento no facilitado antes de aceptar impondrá obligaciones materiales adicionales.
Al aceptar, confirmo mi autoridad para representar al Cliente, que he leído estos términos y tenido acceso a la Política de Privacidad y al precio del plan, y que autorizo la renovación y los cobros mensuales descritos. Entiendo que BASIC no realiza depósitos directos ni pagos o radicaciones ante agencias.